Thiết kế chương trình du lịch MICE các bước tổ chức sự kiện MICE

Đánh giá

Thiết kế chương trình du lịch MICE – Hiện nay, việc lập kế hoạch và thiết kế các chuyến du lịch MICE (Meeting, Incentive, Conference, and Exhibition) đang trở nên vô cùng quan trọng đối với các doanh nghiệp. Điều này là do chúng nhìn nhận tổ chức các sự kiện như hội nghị, hội thảo là một cách hiệu quả để tìm kiếm đối tác, mở rộng mạng lưới kinh doanh và bày tỏ lòng biết ơn đối với khách hàng quan trọng. Xu hướng này ngày càng trở nên phổ biến theo sự phát triển của thị trường, khiến cho việc thiết kế tour du lịch MICE và tổ chức trở thành một lựa chọn quan trọng mà các doanh nghiệp đều tin tưởng và ưa chuộng.

Thiết kế chương trình du lịch MICE – Du lịch MICE là gì?

Thiết kế chương trình du lịch MICE – Du lịch MICE, viết tắt của Meeting (hội họp), Incentive (khen thưởng), Convention (hội nghị, hội thảo), và Exhibition (triển lãm), là một dạng du lịch đặc biệt hợp nhất nhiều hoạt động như hội nghị, hội thảo, triển lãm, và các sự kiện khác, cũng như du lịch khen thưởng.

Đặc điểm và sự khác biệt của du lịch MICE so với các loại du lịch khác

Thiết kế chương trình du lịch MICE có những đặc điểm nổi bật khác biệt so với du lịch cá nhân hoặc nhóm, với số lượng du khách thường rất lớn, đôi khi lên đến vài trăm người, và chi phí thường cao hơn so với các tour du lịch thông thường. 

Thiết kế chương trình du lịch MICE có những đặc điểm nổi bật khác biệt so với du lịch cá nhân hoặc nhóm

Thiết kế chương trình du lịch MICE có những đặc điểm nổi bật khác biệt so với du lịch cá nhân hoặc nhóm

Tour du lịch MICE được thiết kế để cung cấp cơ hội cho các doanh nghiệp gặp gỡ, giao lưu, và tìm kiếm khách hàng cũng như đối tác mục tiêu, nhằm mục đích phát triển thị trường và mở rộng hoạt động kinh doanh.

  • Thời Gian Tổ Chức: Tour MICE có thể diễn ra vào bất kỳ thời điểm nào trong năm, tùy thuộc vào yêu cầu cụ thể từ phía đơn vị tổ chức.
  • Địa Điểm Tổ Chức: Thiết kế chương trình du lịch MICE có thể tổ chức ở những địa điểm đặc biệt, thường là các khách sạn, resort có chất lượng từ 3 – 5 sao hoặc các trung tâm tổ chức hội nghị lớn. Yêu cầu về lưu trú sang trọng, dịch vụ ăn uống chất lượng và thái độ phục vụ chuyên nghiệp được đặt ra.
  • Đối Tượng Tham Dự: Thường là quan chức, những người có địa vị và tầm ảnh hưởng cao trong lĩnh vực hoặc ngành nghề cụ thể. Đây là những người có thu nhập và khả năng chi trả cao.
  • Dịch Vụ Sử Dụng: Được xem là loại hình du lịch cao cấp, dành riêng cho khách hàng thu nhập cao. Chất lượng dịch vụ trong thiết kế chương trình du lịch MICE đòi hỏi sự hoàn hảo tuyệt đối. Ngoài các sự kiện hội nghị, hội thảo, thiết kế tour du lịch MICE còn bao gồm nhiều hoạt động khác như nghỉ dưỡng, giải trí, vui chơi, nơi đơn vị tổ chức cần phải đáp ứng tối đa nhu cầu đa dạng của khách tham dự.

Du lịch MICE không phải là một sản phẩm mới, mà thực tế đã phát triển qua nhiều giai đoạn dựa trên sự nhận thức khác nhau của người làm du lịch. Hiện nay, MICE đại diện cho sự kết hợp linh hoạt của các sản phẩm du lịch đơn lẻ, cùng với tổ chức và hạ tầng cơ sở chuyên biệt. Nhiều quốc gia đang tập trung phát triển thiết kế chương trình du lịch MICE do giá trị mà nó mang lại cao hơn nhiều so với du lịch cá nhân hoặc du lịch nhóm.

Lợi ích của du lịch MICE mang lại cho mỗi doanh nghiệp

Lợi ích mang lại từ du lịch MICE không chỉ là một xu hướng ngày càng phổ biến mà còn đặc trưng bởi những ưu điểm vượt trội so với các loại hình du lịch khác:

Du lịch MICE mang lại cơ hội tuyệt vời cho các thành viên tham gia trải nghiệm các điểm đến, kỳ nghỉ thư giãn và hoạt động du lịch độc đáo. Việc kết hợp giữa công việc và trải nghiệm du lịch giúp tạo ra những trải nghiệm đáng nhớ và tận hưởng những địa điểm hấp dẫn.

Hơn nữa, nó đóng vai trò quan trọng trong việc quảng bá và marketing cho các điểm đến du lịch.

Hơn nữa, nó đóng vai trò quan trọng trong việc quảng bá và marketing cho các điểm đến du lịch.

Đối với doanh nghiệp và công ty, thiết kế chương trình du lịch MICE là cơ hội tuyệt vời để gặp gỡ khách hàng, đối tác, và mở rộng mạng lưới kinh doanh. Việc tổ chức hội nghị, hội thảo trong môi trường du lịch tạo điều kiện thuận lợi để xây dựng mối quan hệ và thúc đẩy các giao dịch kinh doanh.

Sự kết hợp linh hoạt giữa công việc và nghỉ ngơi trong du lịch MICE đảm bảo rằng các thành viên tham gia không chỉ thực hiện công việc một cách hiệu quả mà còn có cơ hội thư giãn và tận hưởng không khí nghỉ ngơi tích cực.

Sự phát triển của thiết kế chương trình du lịch MICE không chỉ là nguồn thu nhập cho ngành du lịch mà còn có tác động tích cực đến nhiều ngành kinh tế khác như nhà hàng, khách sạn, dịch vụ vận chuyển và các hoạt động giải trí. Hơn nữa, nó đóng vai trò quan trọng trong việc quảng bá và marketing cho các điểm đến du lịch.

Xu hướng tổ chức các sự kiện du lịch MICE hiện nay 

Trong những năm gần đây, việc kết hợp tổ chức sự kiện với du lịch đã trở thành một xu hướng phổ biến và được ưa chuộng trên toàn cầu. Đặc biệt, tại các điểm đến du lịch mới nổi như Singapore, Việt Nam, Thái Lan, … loại hình kinh doanh này không chỉ tiềm ẩn nhiều cơ hội mà còn mang đến nguồn tài nguyên đa dạng để khám phá.

Theo một nghiên cứu từ Allied Market Research, dự kiến thị trường thiết kế chương trình du lịch MICE toàn cầu sẽ đạt doanh thu khoảng 1.439 tỷ đô la vào năm 2025. Điều này hứa hẹn mở ra những cơ hội lớn cho các doanh nghiệp linh hoạt và có khả năng tận dụng được xu hướng này.

Tại Việt Nam, với lợi thế là có nhiều địa điểm du lịch hấp dẫn và hệ thống cơ sở hạ tầng đang được đầu tư mạnh mẽ, thị trường này trở nên hấp dẫn và đầy tiềm năng, chờ đợi sự khai phá từ các doanh nghiệp sáng tạo.

Các bước cơ bản để thiết kế chương trình du lịch MICE

Xác định yêu cầu khi thiết kế tour du lịch MICE

Trong mọi quy trình tổ chức sự kiện, bước đầu tiên luôn tập trung vào việc xác định mục đích và mục tiêu cụ thể mà sự kiện MICE cần đạt được. Các loại sự kiện như hội nghị khách hàng, hội thảo, hay year-end party đều đòi hỏi sự cân nhắc kỹ lưỡng về địa điểm tổ chức, phải đảm bảo phù hợp với yêu cầu cụ thể của từng loại sự kiện.

Ngoài ra, việc quan trọng khác cần được tập trung trong thiết kế chương trình du lịch MICE là dự trù ngân sách tổ chức. Việc hiểu rõ chi phí mà doanh nghiệp có thể alloca cho chương trình sự kiện giúp quyết định các yếu tố quan trọng như địa điểm tổ chức (trong hoặc ngoài nước), loại hình nghỉ dưỡng (4 sao hay 5 sao), phương tiện di chuyển (máy bay, ô tô…), cũng như các hoạt động cụ thể trong chương trình sự kiện.

Lên danh sách địa điểm tổ chức

Dựa trên ngân sách và mục tiêu cụ thể, người tổ chức sự kiện sẽ tạo ra một danh sách các địa điểm phù hợp nhất với các tiêu chí đã xác định. Các địa điểm tổ chức sự kiện MICE thường chọn là những điểm du lịch nổi tiếng, lớn và có hệ thống cơ sở hạ tầng đầy đủ.

Các địa điểm tổ chức sự kiện MICE thường chọn là những điểm du lịch nổi tiếng, lớn và có hệ thống cơ sở hạ tầng đầy đủ.

Các địa điểm tổ chức sự kiện MICE thường chọn là những điểm du lịch nổi tiếng, lớn và có hệ thống cơ sở hạ tầng đầy đủ.

Trong nước, có thể lựa chọn thiết kế chương trình du lịch MICE giữa các resort ở Phú Quốc, Nha Trang, Đà Nẵng, Hội An, Vũng Tàu, nơi đều có những điều kiện thuận lợi cho tổ chức sự kiện. Còn nếu nước ngoài, đặc biệt là khi tổ chức các hội nghị, hội thảo quốc tế của các tập đoàn hay công ty đa quốc gia, thì Singapore, Hàn Quốc, Đài Loan, Thái Lan là những địa điểm được ưa chuộng với cơ sở hạ tầng và dịch vụ chất lượng.

Chọn địa điểm cụ thể

Bước này đóng vai trò quan trọng trong quá trình tổ chức sự kiện MICE. Sau khi có danh sách các địa điểm phù hợp, quá trình khảo sát sâu rộng và lựa chọn địa điểm chiến lược là cần thiết.

Nghiên cứu thông tin chi tiết và chọn ra một hoặc một số địa điểm tiềm năng nhất để tiến hành khảo sát thực tế. Đặc biệt, khi lựa chọn địa điểm ở nước ngoài, có các quy định riêng tại quốc gia đó, bao gồm vấn đề về xuất nhập cảnh và các điều kiện khác. Do đó, nhà tổ chức cần tiến hành nghiên cứu chặt chẽ, khảo sát kỹ lưỡng, và thiết lập mối liên hệ vững chắc với các bên liên quan để đảm bảo sự cẩn thận trong quá trình lựa chọn địa điểm khi thiết kế chương trình du lịch MICE

Lập Kế Hoạch Tổ Chức Chi Tiết

Dựa trên thông tin nghiên cứu và dữ liệu từ khảo sát, nhà tổ chức bắt đầu tạo ra một bản phác thảo kế hoạch tổ chức sơ bộ. Thiết kế tour du lịch MICE thường bao gồm các hạng mục như hội thảo chuyên môn, họp nội bộ, team building, gala dinner, tour tham quan, và nhiều hoạt động khác. Các hạng mục của sự kiện cần được sắp xếp và bố trí một cách hợp lý, tạo sự thoải mái và hứng thú cho người tham dự.

Sau khi kế hoạch sơ bộ được duyệt, quá trình lập kế hoạch chi tiết bắt đầu. Nhà tổ chức tạo ra một bảng kế hoạch chi tiết cho từng hạng mục, đồng thời thảo luận, sắp xếp và đưa ra các ý tưởng đột phá thiết kế chương trình du lịch MICE. Mục tiêu là tối ưu hóa cách thức thực hiện mỗi hạng mục, đảm bảo sự hài hòa và hiệu quả toàn diện của sự kiện.

Phân bố công việc cho nhân sự

Sau khi có bảng kế hoạch chi tiết, bước quan trọng tiếp theo là phân công nhân sự để quản lý và thực hiện các hạng mục sự kiện. Với đặc điểm nhiều hoạt động phức tạp, việc phân công nhân sự trở thành một yếu tố cực kỳ quan trọng.

Với đặc điểm nhiều hoạt động phức tạp, việc phân công nhân sự trở thành một yếu tố cực kỳ quan trọng.

Với đặc điểm nhiều hoạt động phức tạp, việc phân công nhân sự trở thành một yếu tố cực kỳ quan trọng.

Từ nhiệm vụ đưa đón (bao gồm cả phương tiện và thời gian), quá trình check-in tại khách sạn, ẩm thực tại nhà hàng, đến hướng dẫn viên tham quan, nhân sự tổ chức team building, và quản lý gala dinner, mỗi điểm đến và mỗi hoạt động đều cần có người chịu trách nhiệm. Mặc dù mỗi nhân viên đã được phân công nhiệm vụ cụ thể, nhưng mọi người cũng cần biết vị trí của đồng đội để có thể phối hợp mạch lạc, chuyên nghiệp và đảm bảo thành công của sự kiện.

Quản trị rủi ro khi thiết kế tour du lịch MICE

Để đảm bảo sự thành công khi thiết kế chương trình du lịch MICE, đội ngũ tổ chức phải xử lý một lượng công việc lớn trong thời gian ngắn từ chuẩn bị đến vận hành, và phải điều phối sự kiện một cách nhịp nhàng theo lịch trình. Đội ngũ này cần sự năng động, linh hoạt, và kinh nghiệm để xử lý các tình huống bất ngờ mà không có trong kế hoạch.

Bên cạnh đó, trong việc tổ chức bất kỳ sự kiện nào, dù bạn có chuẩn bị kỹ lưỡng đến đâu, rủi ro luôn có thể xảy ra bất cứ lúc nào. Do đó, quản lý rủi ro là một phần quan trọng. Đội ngũ tổ chức cần đưa ra các phương án khắc phục cho các tình huống xấu có thể xảy ra trước, trong và sau sự kiện để hạn chế tối đa tác động của rủi ro và đảm bảo sự suôn sẻ của chương trình.

 

Đánh giá

Bình luận

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

ĐĂNG KÝ TƯ VẤN
LIÊN HỆ VỚI VIETSKY
LIÊN HỆ VỚI VIETSKY